DOKUMENTENMANAGEMENT MIT SMART-PLM [DOCUMENTS]

Flexible und benutzerfreundliche Verwaltung von Dokumenten in SAP

DOKUMENTEN­MANAGEMENT MIT SMART-PLM [DOCUMENTS]

Flexible und benutzerfreundliche Verwaltung von Dokumenten in SAP

Die für die täglichen Geschäfts­pro­zes­se notwendigen Dokumente in Netz­lauf­werken oder gar analogen Papier­akten außerhalb des SAP-Systems zu ver­walten ist sehr aufwendig, zeitinten­siv und wenig motivierend. Der SAP-Stan­dard bietet mit SAP DMS zwar die technische Basis für ein integriertes Doku­mentenmanagement. Dennoch fehlt es an Flexibilität, Usability und Transpa­renz. Mit dem SAP Easy Document Management kann man zwar einzelne Be­dienschwächen des SAP DMS umgehen, allerdings ist diese Lösung nicht zu­kunftsfähig und wird von SAP bereits ab S/4HANA 1511 nicht mehr unter­stützt.

Mit smart-plm [documents] erweitern Sie die rudimentären Möglichkeiten des SAP-Standards im Handumdrehen um eine adaptive, strukturierte und sehr intuitive Dokumentenverwaltung, des­sen Hauptaugenmerk auf Trans­parenz und Usability liegt. Mächtige Suchfunk­tionen, vielfältige Pflege­funk­tionen und strukturierte Ablage in Verzeichnis­strukturen mit Integration in die SAP-Stan­dard-Belege ermöglichen ein effizientes und flexibles Doku­menten­manage­ment direkt im SAP-System.

IHRE MEHRWERTE

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Zeitersparnis

Zeitersparnis durch schnelle Suche und komfortable Pflege von Dokumenten

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Benutzerfreundlichkeit

Hohe Benutzerfreundlichkeit durch Windows Explorer Look & Feel

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Einfacher Umgang

Einfacher Umgang mit täglich benötigten Dokumenten und Dokumentfunktionen durch deutlich weniger Navigationsschritte

Zitat Frank Schäfer, CEO abilis group

“Im Produktmanagement ist die Zeit, in der einzelne Dokumente isoliert betrachtet werden, längst vorbei. Lieferanten-, Equipment-, Produkt- oder Anlagenakten müssen erst erstellt und gesamtheitlich verwaltet werden. Mit smart-plm [documents] heben wir das rudimentäre SAP Dokumentenmanagement auf das nächste Level, indem vielfältige Anzeige- und Pflege-Funktionen in einer komfortabel bedienbaren und übersichtlichen Oberfläche integriert werden und den Anwender mit wenigen Klicks zum gewünschten Dokument bringen. Die strukturierten Ablagemöglichkeiten und der dabei verfolgte Aktengedankte mitsamt Integration in die jeweiligen SAP-Objekte bietet zusätzliche Transparenz!”

Karl Hofbauer, SAP PLM Consultant, smart-plm Aigner GmbH & Co. KG

Die wichtigsten Funktionen

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Objektbezogene Dokumentenverwaltung

Das SAP AddOn smart-plm [documents] kann im SAP-Standard über die Dienste zum Objekt kontextbezogen in beliebige Belege inte­griert werden. Für den dokumentenzentrierten Einstieg steht eine übersichtliche Power-Transaktion zur Verfügung. Damit können Sie Dokumente suchen, in baumartigen Verzeichnisstrukturen browsen, neue Dokumente anlegen, versionieren oder Änderungen vornehmen.

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Strukturierte Dateiablage

Die Lösung verbindet Dokumente und Dokumentenstrukturen über Dokumentenakten, mit den unterschiedlichsten SAP-Business-Objekten. Anwendungsfälle können beispielsweise Akten zu Materialien, Equipments, Lieferanten, Kunden, Perso­nal, Fertigungsaufträge, Bestellungen, oder PSP-Elemente aus dem SAP-Projektsystem sein. Die automatisierte Anlage ganzer Verzeichnisstrukturen zum SAP-Objekt auf Basis von Aktentemplates wird dabei selbstverständlich unterstützt.

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Umfangreiche und flexible Suchfunktionen

  • über Dokument-Metadaten (z. B. Dokumentart, Status, …)
  • über Klassifizierung des Dokuments oder des Materials
  • über Metadaten der verknüpften Objekte (z. B. Equipment)
  • über Verwendungsnachweis als Fertigungshilfsmittel in Plänen und Aufträgen
  • mit benutzerspezifisch konfigurierbaren Selektionskriterien
  • mit globalen und persönlichen Selektionsvarianten
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Informationsfluss, Abos und Laufwege

Direkt in der Anwendung können zu den Dokumenten einfache Ad-hoc-Workflows, sogenannte „Laufwege“, selbst designed werden, um damit Prüf- und Freigabeprozesse abzubilden. Laufwegs­vor­lagen erleichtern dabei die Wiederverwendung von sich wiederho­lenden Abläufen. Zusätzlich können Dokumente und Akten „abonniert“ werden, um sich über Dokument­änderungen automatisch informieren zu lassen.

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Zahlreiche Zusatzfunktionen

Profitieren Sie von zahlreichen Zusatzfunktionen, wie beispielsweise dem Live-Edit von Office-Dokumenten, dem E-Mail-Import aus Outlook, der Dublettenprüfung bei Neuanlage und dem Schnell­zugriff auf Dokumente und Verzeichnisse. Darüber hinaus lassen sich einzelne Dateien und auch Ordner als ZIP-Datei downloaden. Zusätzlich ermöglicht die individuelle Berechtigungsvergabe für einzelne Dokumente und ganze Verzeichnisstrukturen eine flexible und zielgerichtete Zugriffssteuerung.

UNSER PARTNER

smart-plm Aigner GmbH & Co. KG

ALLGEMEINE FAKTEN

 

PREIS

Auf Anfrage

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leistungsumfang

Leider können wir Ihnen kein Ange­bot ohne weitere Informationen nennen. Gerne können Sie uns für eine Preisauskunft kontaktieren, welche wir Ihnen nach Klärung einiger Rückfragen im Detail mitteilen können.

NUTZUNG

Das SAP AddOn steht Ihnen jederzeit zur Verfügung. Durch die regelmäßige Weiterentwicklung des AddOns ist das Coding ebenfalls für SAP HANA Datenbanken optimiert.

ALLE VORTEILE IM ÜBERBLICK

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S/4HANA-ready

Ein SAP AddOn für alle Systeme (auch für SAP S/4HANA)

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Strukturierte Dateiablage

Strukturierte Dateiablage und -verwaltung im SAP-System im gewohnten Windows Explorer Look & Feel

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Zukunftssicher

Zukunftssichere Datenbasis durch die Verwendung von SAP-Standard-Objekten wie Dokumenteninfosatz und Klassifizierung

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Erweiterbarkeit

Hohe kundenspezifische Erweiterbarkeit

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Drag & Drop

Dokumentanlage per Drag & Drop (beispielsweise vom Desktop oder Windows Explorer)

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Power-Transaktion

Navigation in Verzeichnungs­strukturen, schnelle Suche und komfortable Pflege von Doku­menten in einer Power-Transaktion

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Automatisiert

Automatisierte Anlage von Objektakten für beliebige SAP-Objekte (z. B. zur Abbildung von Projekt-, Lieferanten- und Equipment-Akten)

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Einfache Pflege

Einfache Pflege von Templates und Template-Akten

Interesse geweckt? 

Gerne zeigen wir Ihnen die Funktionsweise des SAP AddOns in einem Demo-Termin. Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen oder für ein erstes, unverbindliches Beratungsgespräch.

Sie möchten mehr erfahren? In unserer Webinar-Aufzeichnung “smart-plm [documents] – Einfaches Dokumentenmanagement inside SAP” stellen wir Ihnen das SAP AddOn im Detail vor und erklären Ihnen die enthaltenen Funktionen, die Ihnen den Geschäftsalltag erleichtern.

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