E‑INVOICING (ZUGFeRD/XRECHNUNGEN)
Automatisierter Rechnungsausgang nach ZUGFeRD-Schema
E‑INVOICING (ZUGFeRD / XRECHNUNGEN)
Automatisierter Rechnungsausgang nach ZUGFeRD-Schema
Wie können Rechnungen zwischen verschiedenen Unternehmen übermittelt und bearbeitet werden, ohne dass ein Einscannen oder ein manuelles Übertragen von Posten und Zahlen in ein dediziertes System erforderlich ist? Dafür müssen Rechnungen automatisiert und maschinell auswertbar sein, wie das beispielsweise bei Formaten wie XML, CSV und Edifact möglich ist.
Das E-Invoicing mittels ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland) schafft dafür einheitliche Regeln und ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen. Im Gegensatz zu herkömmlichen EDI-Verfahren sind keine vorherigen Absprachen zwischen den jeweiligen Unternehmen über die Struktur und die Form der Rechnung mehr nötig. Dadurch werden der elektronische Rechnungsaustausch und die voll automatisierte Rechnungserfassung ermöglicht.
Mit unserem SAP AddOn zum E-Invoicing lassen sich elektronische Rechnungen nach ZUGFeRD-Schema einfach inside SAP erstellen, versenden und überwachen.
IHRE MEHRWERTE
Verringertes Risiko
Risikoreduzierung durch Erstellung gültiger Rechnungen gemäß Richtlinie 2014/55/EU
Enorme Zeitersparnis
Enorme Zeitersparnis durch automatisierte Rechnungserfassung
Einheitliche Rechnungsformate
Vereinfachter Rechnungsaustausch durch einheitliches Format
ZUGFeRD ist flexibel und bietet für unterschiedliche Anforderungen auch unterschiedliche Profile an. Darunter auch das Profil XRechnung für die konforme Übermittlung von Daten an den Bund.
Im Rahmen der „Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen“ (Richtlinie 2014/55/EU) wurden die Anforderungen an den Rechnungseingang und ‑ausgang konkretisiert. Seit dem 27.11.2020 besteht in Deutschland sogar eine E-Invoicing-Pflicht bei öffentlichen Ämtern, wodurch nur noch Rechnungen als gültig betrachtet, wenn sie im strukturierten elektronischen Format XRechnung ausgestellt werden. Landesbehörden ziehen schrittweise nach.
Auch im B2B-Bereich wird die E-Rechnung zukünftig zur Pflicht – bereits ab 2025 bzw. mit etwaigen Übergangsregelungen spätestens ab 2028 wird es so weit sein. Seien Sie bereits jetzt darauf vorbereitet! Mehr Informationen zur E-Rechnungspflicht im B2B in Deutschland erhalten Sie in unserem Blogbeitrag.
Der Prozess des SAP AddOns
Schritt 1: Voreinstellungen über SAP-Nachrichtensteuerung
Beim Erstellen einer Rechnung wird über die gewohnte SAP-Nachrichtensteuerung selektiert, ob und wann für den Kunden eine elektronische Rechnung erzeugt werden soll.
Schritt 2: Konvertierung der Daten und Erstellung der elektronischen Rechnung
Das technische Konzept von ZUGFeRD basiert auf den Standards des 2012 verabschiedeten PDF/A-3-Formats. Das bedeutet, das System generiert nun eine elektronische Rechnung, indem es ein menschenlesbares PDF-Dokument mit einer maschinenlesbaren XML-Datei (ZUGFeRD-Schema oder als XRechnung) kombiniert.
Schritt 3: Übermittlung der elektronischen Rechnung an den Kunden
Der E-Mail-Versand der elektronischen Rechnung erfolgt direkt aus dem SAP-System heraus und kann darüber hinaus auch noch individualisiert werden. Passen Sie Betreff, Body, E-Mail-Empfänger, E-Mail-Absender an Ihre Kunden an. Zusätzlich können Sie weitere Dateien Ihrer E-Mail anhängen.
Schritt 4: Effizientes Fehlerhandeling
Über eine Log-Tabelle erhalten Sie eine Übersicht aller versendeten ZUGFeRD bzw. XRechnungen. Dort können Sie dann den Status einsehen, ob der Mailversand erfolgreich war. Bei Misslingen zeigt eine Statusmeldung den Grund dafür an. Zusätzlich erhält der jeweilige Key-User eine E-Mail.
Schritt 5: Archivierung der elektronischen Rechnung
Die verschickte E-Mail inklusiver elektronischer Rechnung wird am SAP-Beleg angehängt und archiviert. Dadurch ist die Archivierungspflicht erfüllt.
ALLGEMEINE FAKTEN
ALLE VORTEILE IM ÜBERBLICK
Schnelle Wertschöpfung
Schnelle Wertschöpfung bei geringeren Gesamtkosten
Fehlerreduktion
Reduzierte Fehleranfälligkeit
S/4HANA-ready
Funktioniert in SAP ERP 6.0, ERP on HANA und S/4HANA
Zeitgewinn
Zeit- und Kostenersparnis im alltäglichen Betrieb
Vollautomatisch
Keine manuellen Aufwände mehr
Versand
Portofreier Rechnungsversand
Interesse geweckt?
Gerne zeigen wir Ihnen die Funktionsweise des SAP AddOns in einem Demo-Termin. Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen oder für ein erstes, unverbindliches Beratungsgespräch.